DIGI Pack Dématérialisation Factures Clients

Communiquez au format numérique, de manière simple et automatisée, vos factures de vente à vos clients, en respectant la legislation en vigueur.

La solution :

1. Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, …).
2. Centralisez et échangez vos documents dans un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société.
3. Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro.

Assurez votre conformité à la législation française en vigueur par la mise en place d’une signature électronique, d’un horodatage et d’une conservation de vos pièces au sein d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).

Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte de vente (du bon de commande à la preuve de paiement).

Bénéfices :

• Eliminez les pertes de temps liées à l’impression, distribution et archivage de vos factures de vente
• Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures clients
• Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures
• Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)

Gagnez du temps lors de l’impression, la distribution et l’archivage de vos factures tout en respectant la legislation française

Une offre clé en main :

• Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP…)
• Centralisez et échangez vos documents danas un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société
• Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro

Avantages et bénéfices :

• 100% intégré au MFP KM
• Compatible avec toutes les marques de scanners
• Essentiel pour optimiser sa gestion des factures
• Interconnectable avec les solutions comptables grâce à l’imprimante virtuelle
• Gain de temps
• Réduction d’environ 70% le cout de gestion de vos factures clients
• Générez des relances automatiques
• Solution certifiés NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)

L’approche intelligente : la gestion numérique des contrats.

La gestion des contrats de clients, de fournisseurs, de partenaires ou d’employés n’est pas chose facile. Une erreur, aussi petite soit-elle, peut entraîner des sanctions pour non-conformité, des pertes d’opportunités ainsi que des audits juridiques potentiellement coûteux. Les défis et les inefficacités associées aux tâches administratives effectuées manuellement augmentent les chances que de tels problèmes se produisent.

Que vous soyez impliqué dans la gestion des contrats d’opérateurs, des accords-cadres, des licences ou des contrats de maintenance, ou simplement dans les clauses restrictives associées à l’un ou à l’autre de ces éléments, ou encore dans la saisie numérique de tous les documents relatifs à un contrat individuel (emails, protocoles, etc.), cela vous offre une base essentielle pour un contrôle renforcé et une meilleure vision d’ensemble.

Ces processus automatiques et leur système de base de données vous permettront de générer vos contrats plus efficacement, d’organiser vos contrôles, vos achats et votre archivage, d’automatiser vos processus, etc.

La numérisation des contrats

La numérisation des contrats supprime tout papier du processus, et simplifie le stockage et la recherche des contrats en les plaçant dans une base de données centrale unique, vous permettant ainsi de gérer les documents contractuels de votre entreprise de manière simple et efficace. Désormais, grâce aux outils de gestion des contrats de Konica Minolta, toutes les informations dont vous avez besoin (recherches textuelles sur l’ensemble du contenu d’un contrat, analyses de tous les paramètres contractuels pertinents, etc.) sont à votre disposition sur simple pression d’une touche.

Et grâce à des fonctionnalités telles que la mise en correspondance complète de tous les documents au sein d’un système unifié ainsi que les rappels automatiques, vous ne perdrez plus jamais de vue vos périodes contractuelles et vos dates-butoirs. Tout cela vous permet désormais de ne plus penser aux délais non respectés et d’utiliser les conditions de contrat à votre avantage.

Gestion des contrats : toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin

Comme vous le dirait toute personne en charge des contrats et accords, les documents ont souvent tendance à disparaître dans les archives du service concerné, rendant ainsi les recherches longues et difficiles. On perd rapidement la vue d’ensemble et on oublie facilement les durées ou délais contractuels. Tout cela entraîne des pertes de temps et d’argent inutiles.

Désormais, la solution de gestion des contrats numériques de Konica Minolta vous aide à gérer efficacement les documents contractuels de votre entreprise. Cette solution apportera à votre entreprise ou organisation de multiples avantages : administration de contrat centralisée ; transparence par simple pression d’une touche ; processus automatiques ; évaluation simple de vos contrats ; simplification considérable de votre contrôle financier ; flux d’approbation des contrats transparents, flexibles et entièrement documentés ; sécurité des données ; etc.

DIGI Pack Capture

Simplifiez la numérisation et le classement de vos documents papier dans Windows grâce à l’applicationintégrée à votre solution multifonctions Konica Minolta.

Organisez efficacement le classement de vos documents directement depuis l’écran tactile de votre solution multifonction Konica Minolta :

1. Positionnez vos documents dans le bac chargeur de votre multifonction Konica Minolta, puis sélectionnez sur l’application de numérisation depuis l’écran tactile.
2. Renseignez ensuite quelques critères afin d’identifier votre document.
3. Appuyez sur « Départ ». Votre document sera automatiquement converti au format PDF, renommé et classé de manière organisée sur votre poste informatique.

Retrouvez simplement et rapidement vos documents numérisés :

1. Naviguez dans l’arborescence MS Windows de dossiers automatiquement créés, pour rechercher un document donné.
2. Utilisez le moteur de recherche intégré à votre système d’exploitation MS Windows et ses critères de recherche avancés pour retrouver un document en quelques secondes.

Numérisation et partage de fichiers

DIGI Pack Dématérialisation Factures Fournisseurs

Simplifiez le traitement de vos factures d’achat en automatisant les phases de saisie, validation, archivage et d’intégration comptable.

La solution :

1. Procédez à la capture de vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
2. Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
3. Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
4. Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
5. Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, …).
6. Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte d’achat (du bon de commande à la preuve de paiement)

Bénéfices :

• Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
• Réduisez jusquà 60% le coût de gestion de vos factures
• Améliorez la relation avec vos fournisseurs et bénéficiez de remises pour paiement anticipé
• Gagnez du temps pour dédier vos collaborateurs à des tâches à plus grande valeur ajoutée
• Simplifiez la validation du bon à payer en associant dynamiquement l’ensemble des documents de la transaction commerciale (bons de commande et de livraison signés) à chaque facture

Garantissez et simplifiez le traitement de vos factures fournisseurs

Une offre clé en main :

• Capturez vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
• Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
• Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
• Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
• Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, …).

Avantages et bénéfices :

• Pack clé en main
• 100% intégré au MFP KM
• Compatible avec toutes les marques de scanners
• Essentiel pour optimiser sa gestion des factures
• Interconnectable avec les solutions comptables
• Gain de temps
• Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures
• Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures

Gérez avec efficacité et en toute sécurité vos dossiers de RH

On en demande toujours plus aux services des RH, alors que ceux-ci doivent déjà jongler avec des contraintes de temps, un budget limité, une augmentation des coûts, et des obligations en matière de sécurité et de confidentialité. Mais cette situation n’est pas une fatalité. Il existe des outils qui permettent d’améliorer vos processus les plus importants en gérant les contenus sous toutes leurs formes ainsi que les dossiers numériques des employés de l’entreprise. Lorsque ces tâches sont effectuées par le biais d’une simple plateforme, les flux de travail s’en trouvent accélérés, et les règles de conformité en matière de confidentialité et de sécurité sont mieux respectées.

Vous devez absolument savoir gérer vos contenus et vos informations si vous voulez rester productif. Mais pour que vous puissiez avoir une meilleure visibilité, un plus grand contrôle et être plus efficace, il est essentiel que l’information soit disponible dans le bon contexte, partout et à tout moment.

Est-ce qu’une solution de gestion des processus d’entreprise de bout en bout pourrait vous être utile ? Une solution qui vous aiderait par exemple à gérer le cycle de vie de tous les documents et processus de votre entreprise ? Si la réponse est oui, alors nous pouvons vous aider.

Konica Minolta peut vous proposer une solution polyvalente qui pourrait être très utile pour vos services informatiques, des finances, des ressources humaines et des opérations. Simplifiez et automatisez leurs processus, et améliorez leur efficacité et leur productivité, sans pour autant rogner sur les éventuelles obligations réglementaires ou de conformité. Vous minimiserez dans le même temps les erreurs humaines en plus de réduire l’utilisation de papier.

Notre solution de gestion des processus d’entreprise offre la possibilité de regrouper plusieurs éléments de notre gamme actuelle de logiciels. Vous pourrez automatiser toute une série d’actions ou d’étapes, avec pour objectif final une augmentation de la productivité de votre entreprise. Sont inclus :

• Acquisition de données : numérisation de documents essentiels, y compris l’extraction automatisée d’informations importantes
• Gestion des informations : gestion et contrôle des informations et des documents dans un environnement sécurisé, associés à une fonctionnalité de recherche et de piste d’audit
• Automatisation des flux de travail : transmission des informations essentielles dans votre entreprise dans le cadre d’un processus automatisé
• Informatique décisionnelle : création et distribution de rapports montrant les données en temps réel

Rendre l’invisible, visible

Nous sommes passionnés par la création de nouvelles technologies pour fournir aux entreprises internationales, aux start-ups, aux universitaires et à leurs organisations partenaires les solutions créatives dont elles ont besoin. Pourquoi ? Parce que nous souhaitons vous faire bénéficier de notre vaste expérience et que vous introduisiez une vision augmentée sur votre lieu de travail, vos campagnes marketing et votre quotidien.

Travaillant main dans la main avec les leaders de la technologie de réalité augmentée, nous nous efforçons de développer des solutions qui résoudront vos problèmes plus rapidement, vous permettront de visualiser les informations commerciales dans le contexte du client et de révolutionner la façon dont vous interagissez avec les informations..

Le résultat de ce partenariat a abouti à une solution d’entreprise augmentée qui vous permet de voir le monde différemment grâce à votre appareil intelligent. La technologie OCR mobile offre de puissantes fonctionnalités de vision par ordinateur et de numérisation à votre application mobile, afin que vous puissiez bénéficier d’une impression augmentée.

Numérisez sans effort des emballages, des affiches et des dépliants pour analyser les données en ligne, reconnaître l’écriture manuscrite, numériser du texte – et même le traduire – en quelques secondes seulement. Vous pouvez également préparer des campagnes de marketing numérique, déployer la RA pour vous montrer le chemin à l’intérieur et à l’extérieur, et manipuler des prototypes 3D avec vos collègues du monde entier.

La technologie de réalité augmentée offre des opportunités inimaginables. Et nous les rendons réels.

DIGI PACK GESTION DE CONTENUS

Optimisez la gestion de vos documents au quotidien et favorisez le travail collaboratif au sein de vos différents services.

La solution :

1. Classez vos documents de manière logique et structurée.
2. Renforcez la confidentialité d’accès à vos documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
3. Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous vos documents.
4. Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
5. Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
6. Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
7. Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Worflows.
8. Conservez durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR

Bénéfices :

• Dopez les fonctionnalités de votre imprimante multifonction et éliminez le papier
• Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs
• Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette
• Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100 % électronique
• Renforcez la sécurité de vos échanges et votre conformité RGPD

Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs

Une offre clé en main :

• Classer des documents de manière logique et structurée.
• Renforcer la confidentialité d’accès au documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
• Bénéficier d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous les documents.
• Gérer simplement les versions de documents

Avantages et bénéfices :

• 100% intégré au MFP KM
• Adapté à tous les services de l’entreprise
• Simple et conviviale
• Un accompagnement sur mesure pour correspondre à votre utilisation
• Offrez un accès a toute l’information de l’entreprise depuis u, smartphone ou une tablette
• Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100% électronique

La fin du travail manuel fastidieux et acharné

Augmentez l’efficacité de votre gestion financière grâce au traitement automatique des factures. Les entreprises prospères se doivent de gérer les données en temps voulu et traiter les factures avec précision. Cela assure la fluidité de l’activité et permet d’entretenir des relations saines avec les fournisseurs. Konica Minolta aide les entreprises à prendre le contrôle et à rationaliser leur traitement des factures grâce à des solutions de gestion numérique des factures.

Vos équipes effectuent-elles encore manuellement des tâches administratives répétitives ? Fastidieuses pour les employés, elles entraînent une lenteur dans le traitement des documents et des factures, et donc, font perdre du temps. Votre équipe de comptabilité fournisseurs devra extraire manuellement des informations pour comparer les factures aux bons de commande. En raison de l’erreur humaine, il arrive que des chiffres erronés soient traités et saisis. Bien que les factures électroniques parviennent sous forme numérique, de nombreuses entreprises les impriment encore et les classent parmi les autres documents papiers.

Fonctionnement de la gestion numérique des factures

Grâce au traitement des factures par Konica Minolta, vous pouvez saisir les factures entrantes et vous assurer qu’elles sont correctement mises en correspondance dans votre système. Tous les détails, tels que le code du projet et le numéro de facture, sont automatiquement traités, vérifiés et saisis à l’aide d’un logiciel de reconnaissance de texte et d’algorithmes intelligents. Cela signifie que tout est immédiatement stocké en toute sécurité, accessible depuis n’importe quel appareil et que tout sera transmis à la bonne équipe pour approbation.

Le traitement des factures par Konica Minolta vous permet une intégration sans stress dans les systèmes de planification des ressources d’entreprises (ERP). En fin de compte, il s’agit de garantir l’exactitude des données de facturation, de réduire le temps consacré aux tâches administratives, d’éviter les erreurs et de minimiser les coûts.

Avantages du traitement intelligent des factures

Toute entreprise peut bénéficier de la puissance de l’automatisation du traitement des factures. Vous constaterez que les solutions de traitement des factures de Konica Minolta limitent les erreurs et vous offrent davantage de transparence, en évitant tout goulot d’étranglement et en vous aidant à rester en conformité.

Que les factures vous parviennent en format papier ou attachées à un mail, une solution d’automatisation des comptes créditeurs (CC) peut les traiter pour vous. Elles seront transmises rapidement aux bonnes personnes, grâce à nos options de flux de travail et d’acheminement.

Invoice Processing – Key Features

Avec autant de solutions de saisie et de gestion de documents développées par Konica Minolta, toute entreprise peut désormais bénéficier de la puissance de l’automatisation du traitement des factures des comptes fournisseurs. Qui plus est, les solutions de traitement des factures limitent les erreurs et garantissent la transparence, évitant ainsi tout goulot d’étranglement de nature opérationnelle, tout cela en restant en conformité.

Que les factures vous parviennent en format papier ou attachées à un mail, une solution d’automatisation des comptes fournisseurs saisit, organise et transmet ces factures aux bonnes personnes, grâce à des options complètes de flux de travail et d’acheminement.

Rejoignez une nouvelle dimension de travail

Le lieu de travail moderne a évolué rapidement ces dernières années et juste sous nos yeux. Bien que la technologie soit omniprésente (à la fois dans notre vie quotidienne et dans notre travail), parfois l’abondance d’informations dont nous faisons l’expérience ne nous est toujours pas présentée dans le bon contexte. Cependant, avec la technologie qui se développe, de nouvelles opportunités se présentent.

Un manque de contexte n’est qu’un des problèmes qui peut être résolu rapidement et facilement en utilisant des méthodes de travail modernes. C’est pourquoi les solutions de réalités augmentées ont le potentiel de changer la façon dont nous percevons la réalité dans son ensemble.

Rendre l’invisible, visible

Nous sommes passionnés par la création de nouvelles technologies pour fournir aux entreprises internationales, aux start-ups, aux universitaires et à leurs organisations partenaires les solutions créatives dont elles ont besoin. Pourquoi ? Parce que nous souhaitons vous faire bénéficier de notre vaste expérience et que vous introduisiez une vision augmentée sur votre lieu de travail, vos campagnes marketing et votre quotidien.

Travaillant main dans la main avec les leaders de la technologie de réalité augmentée, nous nous efforçons de développer des solutions qui résoudront vos problèmes plus rapidement, vous permettront de visualiser les informations commerciales dans le contexte du client et de révolutionner la façon dont vous interagissez avec les informations..

Le résultat de ce partenariat a abouti à une solution d’entreprise augmentée qui vous permet de voir le monde différemment grâce à votre appareil intelligent. La technologie OCR mobile offre de puissantes fonctionnalités de vision par ordinateur et de numérisation à votre application mobile, afin que vous puissiez bénéficier d’une impression augmentée.

Numérisez sans effort des emballages, des affiches et des dépliants pour analyser les données en ligne, reconnaître l’écriture manuscrite, numériser du texte – et même le traduire – en quelques secondes seulement. Vous pouvez également préparer des campagnes de marketing numérique, déployer la RA pour vous montrer le chemin à l’intérieur et à l’extérieur, et manipuler des prototypes 3D avec vos collègues du monde entier.

La technologie de réalité augmentée offre des opportunités inimaginables. Et nous les rendons réels.

Une visibilité de vos données à 360 degrés, pour une agilité inégalée

Aujourd’hui, à l’ère dynamique du numérique, alimentée par l’explosion des données, il est vital pour les entreprises comme la vôtre de disposer d’une vision claire et précise des chiffres qui comptent. Les tableaux de bord peuvent rassembler des rapports en direct, pour une prise de décision proactive bénéfique pour votre entreprise.

Dotés d’une capacité d’exploration intuitive, les tableaux de bord de l’informatique décisionnelle offrent aux utilisateurs comme vous un moyen simple mais puissant d’explorer des données opérationnelles en temps réel, ainsi que d’obtenir des informations utiles. L’utilisation de tableaux de bord pour visualiser les informations présentées traditionnellement sous forme de tableaux est un moyen essentiel d’exploiter les informations diverses et précieuses présentes dans toutes les entreprises.

Grâce à nos services de tableau de bord intelligent, vous pouvez combiner des informations provenant de diverses sources et établir des rapports avec une visibilité à 360 degrés. Les données concises et en temps réel qui vous seront fournies à vous et à vos équipes vous permettront de prendre des décisions plus rapides et précises. L’analyse en temps réel vous permettra d’explorer et d’interagir avec des rapports en direct pour déterminer la cause profonde de problèmes commerciaux spécifiques.

Pourquoi utiliser un tableau de bord intelligent ?