DIGI Pack Dématérialisation Factures Clients

Communiquez au format numérique, de manière simple et automatisée, vos factures de vente à vos clients, en respectant la legislation en vigueur.

La solution :

1. Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, …).
2. Centralisez et échangez vos documents dans un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société.
3. Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro.

Assurez votre conformité à la législation française en vigueur par la mise en place d’une signature électronique, d’un horodatage et d’une conservation de vos pièces au sein d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).

Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte de vente (du bon de commande à la preuve de paiement).

Bénéfices :

• Eliminez les pertes de temps liées à l’impression, distribution et archivage de vos factures de vente
• Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures clients
• Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures
• Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)

Gagnez du temps lors de l’impression, la distribution et l’archivage de vos factures tout en respectant la legislation française

Une offre clé en main :

• Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP…)
• Centralisez et échangez vos documents danas un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société
• Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro

Avantages et bénéfices :

• 100% intégré au MFP KM
• Compatible avec toutes les marques de scanners
• Essentiel pour optimiser sa gestion des factures
• Interconnectable avec les solutions comptables grâce à l’imprimante virtuelle
• Gain de temps
• Réduction d’environ 70% le cout de gestion de vos factures clients
• Générez des relances automatiques
• Solution certifiés NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)

L’approche intelligente : la gestion numérique des contrats.

La gestion des contrats de clients, de fournisseurs, de partenaires ou d’employés n’est pas chose facile. Une erreur, aussi petite soit-elle, peut entraîner des sanctions pour non-conformité, des pertes d’opportunités ainsi que des audits juridiques potentiellement coûteux. Les défis et les inefficacités associées aux tâches administratives effectuées manuellement augmentent les chances que de tels problèmes se produisent.

Que vous soyez impliqué dans la gestion des contrats d’opérateurs, des accords-cadres, des licences ou des contrats de maintenance, ou simplement dans les clauses restrictives associées à l’un ou à l’autre de ces éléments, ou encore dans la saisie numérique de tous les documents relatifs à un contrat individuel (emails, protocoles, etc.), cela vous offre une base essentielle pour un contrôle renforcé et une meilleure vision d’ensemble.

Ces processus automatiques et leur système de base de données vous permettront de générer vos contrats plus efficacement, d’organiser vos contrôles, vos achats et votre archivage, d’automatiser vos processus, etc.

La numérisation des contrats

La numérisation des contrats supprime tout papier du processus, et simplifie le stockage et la recherche des contrats en les plaçant dans une base de données centrale unique, vous permettant ainsi de gérer les documents contractuels de votre entreprise de manière simple et efficace. Désormais, grâce aux outils de gestion des contrats de Konica Minolta, toutes les informations dont vous avez besoin (recherches textuelles sur l’ensemble du contenu d’un contrat, analyses de tous les paramètres contractuels pertinents, etc.) sont à votre disposition sur simple pression d’une touche.

Et grâce à des fonctionnalités telles que la mise en correspondance complète de tous les documents au sein d’un système unifié ainsi que les rappels automatiques, vous ne perdrez plus jamais de vue vos périodes contractuelles et vos dates-butoirs. Tout cela vous permet désormais de ne plus penser aux délais non respectés et d’utiliser les conditions de contrat à votre avantage.

Gestion des contrats : toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin

Comme vous le dirait toute personne en charge des contrats et accords, les documents ont souvent tendance à disparaître dans les archives du service concerné, rendant ainsi les recherches longues et difficiles. On perd rapidement la vue d’ensemble et on oublie facilement les durées ou délais contractuels. Tout cela entraîne des pertes de temps et d’argent inutiles.

Désormais, la solution de gestion des contrats numériques de Konica Minolta vous aide à gérer efficacement les documents contractuels de votre entreprise. Cette solution apportera à votre entreprise ou organisation de multiples avantages : administration de contrat centralisée ; transparence par simple pression d’une touche ; processus automatiques ; évaluation simple de vos contrats ; simplification considérable de votre contrôle financier ; flux d’approbation des contrats transparents, flexibles et entièrement documentés ; sécurité des données ; etc.

DIGI Pack Capture

Simplifiez la numérisation et le classement de vos documents papier dans Windows grâce à l’applicationintégrée à votre solution multifonctions Konica Minolta.

Organisez efficacement le classement de vos documents directement depuis l’écran tactile de votre solution multifonction Konica Minolta :

1. Positionnez vos documents dans le bac chargeur de votre multifonction Konica Minolta, puis sélectionnez sur l’application de numérisation depuis l’écran tactile.
2. Renseignez ensuite quelques critères afin d’identifier votre document.
3. Appuyez sur « Départ ». Votre document sera automatiquement converti au format PDF, renommé et classé de manière organisée sur votre poste informatique.

Retrouvez simplement et rapidement vos documents numérisés :

1. Naviguez dans l’arborescence MS Windows de dossiers automatiquement créés, pour rechercher un document donné.
2. Utilisez le moteur de recherche intégré à votre système d’exploitation MS Windows et ses critères de recherche avancés pour retrouver un document en quelques secondes.

Numérisation et partage de fichiers

DIGI Pack Dématérialisation Factures Fournisseurs

Simplifiez le traitement de vos factures d’achat en automatisant les phases de saisie, validation, archivage et d’intégration comptable.

La solution :

1. Procédez à la capture de vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
2. Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
3. Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
4. Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
5. Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, …).
6. Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte d’achat (du bon de commande à la preuve de paiement)

Bénéfices :

• Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
• Réduisez jusquà 60% le coût de gestion de vos factures
• Améliorez la relation avec vos fournisseurs et bénéficiez de remises pour paiement anticipé
• Gagnez du temps pour dédier vos collaborateurs à des tâches à plus grande valeur ajoutée
• Simplifiez la validation du bon à payer en associant dynamiquement l’ensemble des documents de la transaction commerciale (bons de commande et de livraison signés) à chaque facture

Garantissez et simplifiez le traitement de vos factures fournisseurs

Une offre clé en main :

• Capturez vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
• Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
• Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
• Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
• Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, …).

Avantages et bénéfices :

• Pack clé en main
• 100% intégré au MFP KM
• Compatible avec toutes les marques de scanners
• Essentiel pour optimiser sa gestion des factures
• Interconnectable avec les solutions comptables
• Gain de temps
• Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures
• Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures

Gérez avec efficacité et en toute sécurité vos dossiers de RH

On en demande toujours plus aux services des RH, alors que ceux-ci doivent déjà jongler avec des contraintes de temps, un budget limité, une augmentation des coûts, et des obligations en matière de sécurité et de confidentialité. Mais cette situation n’est pas une fatalité. Il existe des outils qui permettent d’améliorer vos processus les plus importants en gérant les contenus sous toutes leurs formes ainsi que les dossiers numériques des employés de l’entreprise. Lorsque ces tâches sont effectuées par le biais d’une simple plateforme, les flux de travail s’en trouvent accélérés, et les règles de conformité en matière de confidentialité et de sécurité sont mieux respectées.

Vous devez absolument savoir gérer vos contenus et vos informations si vous voulez rester productif. Mais pour que vous puissiez avoir une meilleure visibilité, un plus grand contrôle et être plus efficace, il est essentiel que l’information soit disponible dans le bon contexte, partout et à tout moment.

Est-ce qu’une solution de gestion des processus d’entreprise de bout en bout pourrait vous être utile ? Une solution qui vous aiderait par exemple à gérer le cycle de vie de tous les documents et processus de votre entreprise ? Si la réponse est oui, alors nous pouvons vous aider.

Konica Minolta peut vous proposer une solution polyvalente qui pourrait être très utile pour vos services informatiques, des finances, des ressources humaines et des opérations. Simplifiez et automatisez leurs processus, et améliorez leur efficacité et leur productivité, sans pour autant rogner sur les éventuelles obligations réglementaires ou de conformité. Vous minimiserez dans le même temps les erreurs humaines en plus de réduire l’utilisation de papier.

Notre solution de gestion des processus d’entreprise offre la possibilité de regrouper plusieurs éléments de notre gamme actuelle de logiciels. Vous pourrez automatiser toute une série d’actions ou d’étapes, avec pour objectif final une augmentation de la productivité de votre entreprise. Sont inclus :

• Acquisition de données : numérisation de documents essentiels, y compris l’extraction automatisée d’informations importantes
• Gestion des informations : gestion et contrôle des informations et des documents dans un environnement sécurisé, associés à une fonctionnalité de recherche et de piste d’audit
• Automatisation des flux de travail : transmission des informations essentielles dans votre entreprise dans le cadre d’un processus automatisé
• Informatique décisionnelle : création et distribution de rapports montrant les données en temps réel

Rendre l’invisible, visible

Nous sommes passionnés par la création de nouvelles technologies pour fournir aux entreprises internationales, aux start-ups, aux universitaires et à leurs organisations partenaires les solutions créatives dont elles ont besoin. Pourquoi ? Parce que nous souhaitons vous faire bénéficier de notre vaste expérience et que vous introduisiez une vision augmentée sur votre lieu de travail, vos campagnes marketing et votre quotidien.

Travaillant main dans la main avec les leaders de la technologie de réalité augmentée, nous nous efforçons de développer des solutions qui résoudront vos problèmes plus rapidement, vous permettront de visualiser les informations commerciales dans le contexte du client et de révolutionner la façon dont vous interagissez avec les informations..

Le résultat de ce partenariat a abouti à une solution d’entreprise augmentée qui vous permet de voir le monde différemment grâce à votre appareil intelligent. La technologie OCR mobile offre de puissantes fonctionnalités de vision par ordinateur et de numérisation à votre application mobile, afin que vous puissiez bénéficier d’une impression augmentée.

Numérisez sans effort des emballages, des affiches et des dépliants pour analyser les données en ligne, reconnaître l’écriture manuscrite, numériser du texte – et même le traduire – en quelques secondes seulement. Vous pouvez également préparer des campagnes de marketing numérique, déployer la RA pour vous montrer le chemin à l’intérieur et à l’extérieur, et manipuler des prototypes 3D avec vos collègues du monde entier.

La technologie de réalité augmentée offre des opportunités inimaginables. Et nous les rendons réels.

DIGI PACK GESTION DE CONTENUS

Optimisez la gestion de vos documents au quotidien et favorisez le travail collaboratif au sein de vos différents services.

La solution :

1. Classez vos documents de manière logique et structurée.
2. Renforcez la confidentialité d’accès à vos documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
3. Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous vos documents.
4. Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
5. Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
6. Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
7. Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Worflows.
8. Conservez durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR

Bénéfices :

• Dopez les fonctionnalités de votre imprimante multifonction et éliminez le papier
• Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs
• Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette
• Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100 % électronique
• Renforcez la sécurité de vos échanges et votre conformité RGPD

Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs

Une offre clé en main :

• Classer des documents de manière logique et structurée.
• Renforcer la confidentialité d’accès au documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
• Bénéficier d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous les documents.
• Gérer simplement les versions de documents

Avantages et bénéfices :

• 100% intégré au MFP KM
• Adapté à tous les services de l’entreprise
• Simple et conviviale
• Un accompagnement sur mesure pour correspondre à votre utilisation
• Offrez un accès a toute l’information de l’entreprise depuis u, smartphone ou une tablette
• Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100% électronique